Nhật ký canh tác hữu cơ cần ghi ba nhóm thông tin: những gì đưa vào ruộng như giống, phân, chế phẩm; những việc làm trên ruộng như gieo, tưới, làm cỏ, xử lý sâu; và những gì lấy ra như sản lượng thu hoạch, nơi bán. Mỗi dòng có ngày tháng và vị trí luống, thửa. Ghi ngắn nhưng đều, ngay trong ngày, là điều kiện để vượt kiểm tra PGS hay chứng nhận, và cũng là cách để chính mình rút kinh nghiệm.
Nông dân hay nói ghi chép là việc của cán bộ, còn mình nhớ trong đầu. Nhưng sau ba vụ, không ai nhớ nổi luống nào bón gì ngày nào. Và khi người kiểm tra hỏi, trí nhớ không phải là bằng chứng.
Vì sao sổ sách lại quan trọng tới vậy trong hữu cơ?
Sản phẩm hữu cơ khác sản phẩm thường ở quy trình, mà quy trình thì không nhìn thấy được trên bó rau. Người mua không thể biết rau đã được bón gì bằng cách nhìn hay nếm. Xét nghiệm tồn dư chỉ tìm được một số chất, và không cho biết gì về phân bón. Vì thế, hữu cơ dựa rất nhiều vào hồ sơ.
Khi kiểm tra, người đánh giá đối chiếu ba thứ: sổ ghi, kho vật tư, và thực tế ngoài ruộng. Nếu sổ ghi bón phân ủ nhà làm mà trong kho có bao phân hoá học chưa giải thích được, đó là vấn đề. Nếu sản lượng bán ra lớn hơn nhiều so với diện tích ghi trong sổ, người ta sẽ hỏi hàng từ đâu ra.
Nhưng sổ sách không chỉ để đối phó kiểm tra. Người trồng lâu năm có sổ tốt thường biết được giống nào hợp vụ nào, luống nào hay bị bệnh, loại phân ủ nào làm rau lên tốt nhất. Những thứ đó không ai dạy được, chỉ có sổ của chính mình mới trả lời.
Sổ ghi đều còn giúp tính giá thành. Khi biết mỗi vụ tốn bao nhiêu công, bao nhiêu phân, thu được bao nhiêu, người trồng mới biết mình đang bán lời hay lỗ.
Những mục cần có trong nhật ký
Sơ đồ ruộng. Vẽ tay các thửa, luống, đánh số; mọi ghi chép dùng số này.
Nguồn giống. Mua ở đâu, ngày nào, có xử lý hoá chất không, hay tự để giống.
Phân bón và vật tư. Loại, lượng, nguồn gốc, ngày bón, luống nào; giữ hoá đơn, nhãn bao.
Phân ủ tự làm. Nguyên liệu gì, ngày ủ, ngày đảo, ngày dùng.
Chế phẩm phòng trừ. Tên, thành phần, lượng pha, ngày phun, luống nào, lý do phun.
Tưới nước. Nguồn nước; không cần ghi mỗi lần tưới nhưng ghi thay đổi nguồn.
Công việc chính. Gieo, trồng, làm cỏ, tỉa, che lưới; ghi ngắn.
Sâu bệnh quan sát được. Gặp gì, mức độ, xử lý thế nào, kết quả.
Thu hoạch. Ngày, luống, sản lượng cân được.
Bán hàng. Ngày, người mua, lượng, giá; khớp được với thu hoạch.
Sự cố. Nước ngập, hàng xóm phun thuốc sát ranh, mất trộm; ghi lại để giải trình.
Tập huấn, kiểm tra. Ngày tham gia tập huấn, ngày nhóm tới kiểm tra, kết luận.
Ghi thế nào cho người bận rộn?
Nhiều người bỏ nhật ký vì nghĩ phải viết dài. Thực ra một dòng mỗi việc là đủ: ngày, luống, việc gì, bao nhiêu. Chẳng hạn một dòng ghi ngày, luống ba, bón phân ủ nhà làm, hai xô. Đọc lại vẫn hiểu.
Ghi ngay trong ngày, tốt nhất là tối cùng ngày. Để cuối tuần mới ghi bù thì sẽ quên và bịa. Người kiểm tra có kinh nghiệm nhìn nét chữ đều tăm tắp, cùng một màu mực cho cả tháng là biết ghi bù.
Treo cuốn sổ ở chỗ hay đi qua, như cửa kho hay cạnh chỗ để dụng cụ. Buộc một cây bút vào sổ. Nghe đơn giản nhưng nhiều người bỏ ghi chỉ vì không tìm thấy bút.
Điện thoại cũng có thể giúp: chụp ảnh nhãn bao phân, chụp ảnh luống lúc bón, ghi âm nhanh. Nhưng nếu nhóm hay tổ chức chứng nhận yêu cầu sổ giấy, vẫn phải chép lại vào sổ. Một số nhóm đã dùng bảng tính hoặc ứng dụng; chọn cách nào cũng được, miễn là đều và kiểm tra được.
Lỗi làm sổ bị loại khi kiểm tra
Ghi bù cả tháng một lúc. Nét chữ, mực đồng loạt, chi tiết mơ hồ.
Không khớp với kho. Trong kho có vật tư không ghi trong sổ.
Sản lượng bán vượt sản lượng thu. Dấu hiệu mua hàng ngoài về bán lẫn.
Không có sơ đồ. Ghi luống nào mà không có sơ đồ thì không kiểm tra được.
Thiếu hoá đơn đầu vào. Phân, giống mua ngoài không có chứng từ.
Tẩy xoá không giải thích. Sửa sai thì gạch một đường, ghi bên cạnh, ký tên, không dùng bút xoá.
Ghi chung chung. Chỉ ghi phun thuốc sinh học mà không ghi tên sản phẩm.
Bỏ trống nhiều tuần. Khoảng trống dài khiến người kiểm tra nghi ngờ.
Ghi sai ngày cách ly. Thu hoạch trước khi hết thời gian cách ly ghi trên nhãn chế phẩm.
Không lưu sổ cũ. Sổ các năm trước cũng cần giữ, nhất là để chứng minh thời gian chuyển đổi.
Một người ghi cho cả nhà mà không hỏi. Người làm là vợ nhưng chồng ghi theo trí nhớ, dễ sai.
Dùng nhật ký để làm tốt hơn
So năng suất giữa các luống. Luống nào luôn thấp hơn thì kiểm tra đất, nước, bóng râm.
So các loại phân ủ. Loại nào cho rau lên tốt hơn, loại nào tốn công mà ít hiệu quả.
Tìm lịch sâu bệnh. Sâu gì hay xuất hiện tháng nào, chuẩn bị trước năm sau.
Lập kế hoạch luân canh. Nhìn lại luống nào trồng họ cây nào vụ trước.
Tính giá thành. Cộng vật tư, công lao động, chia cho sản lượng bán được.
Chọn giống. Giống nào sống tốt, giống nào hay hỏng trong điều kiện vườn mình.
Lên kế hoạch bán. Biết tháng nào sản lượng cao để tìm thêm người mua.
Giải thích với khách. Khách hỏi rau bón gì, có sổ để trả lời cụ thể.
Chia sẻ với nhóm. So sổ giữa các thành viên, học nhau nhanh hơn.
Đánh giá cuối năm. Dành một buổi đọc lại cả năm, ghi ba điều sẽ làm khác.
Truyền cho con cháu. Sổ nhiều năm là kinh nghiệm sống của trang trại.
Câu hỏi thường gặp
Có mẫu nhật ký canh tác hữu cơ chuẩn không?
Nhiều nhóm PGS, tổ chức chứng nhận và cơ quan khuyến nông có mẫu riêng. Hỏi nhóm hoặc tổ chức bạn định theo để dùng đúng mẫu họ chấp nhận.
Ghi nhật ký trên điện thoại có được chấp nhận không?
Tuỳ nơi, một số nhóm và tổ chức chấp nhận ghi điện tử nếu có ngày giờ và không sửa được tuỳ ý. Hỏi trước để tránh phải làm lại.
Người không quen viết thì ghi thế nào?
Có thể dùng ký hiệu đơn giản, ảnh chụp có ngày giờ, hoặc nhờ người trong nhà ghi theo lời kể mỗi tối. Quan trọng là đều và đúng.
Sổ nhật ký phải lưu bao lâu?
Thường phải lưu nhiều năm, tuỳ tiêu chuẩn. Giữ sổ ở nơi khô ráo, có bản chụp dự phòng.
Có cần ghi công lao động không?
Không phải tiêu chuẩn nào cũng bắt buộc, nhưng ghi công giúp tính giá thành chính xác. Nhiều người chỉ biết mình lỗ khi bắt đầu ghi công.
